Una disculpa siempre debe pedirse en persona, si es posible, o por teléfono donde puede haber una conversación. Sin embargo, hay ocasiones en que una disculpa por correo electrónico es la única manera de proceder. Tal vez para los amigos que sólo conoce a través de un foro en línea, o alguien que se encuentra en otro país, o que no contesta el teléfono, en esos momentos, es importante redactar su disculpa correctamente y con respeto.
1. Pida disculpas en las dos primeras oraciones del correo electrónico, de lo contrario, la persona puede rehusar leer el correo electrónico, dependiendo de la gravedad del problema. Al expresar su disculpas de una vez, aumentará las posibilidades de que la persona tome su disculpa en serio.
2. Exprese exactamente lo que hecho mal. Decir «Siento herir tus sentimientos» o «Lo siento por todo …» simplemente no es suficiente. Hay que dejar que la persona sepa que usted reconoce y asume la responsabilidad por hacerle daño. Si usted honestamente no sabe lo que ha hecho mal, entonces pida disculpas por hacerle daño. Hágale saber lo arrepentido que está y lo dispuesto que está a hacer lo necesario para solucionar los problemas entre los dos.
3. Sea conciso y vaya al punto de la hora de pedir una disculpa por correo electrónico. Las disculpas largas tienden a perder efectividad. También pueden comenzar a sentirse como excusas para la persona que recibe la disculpa.
4. Explique lo que planea hacer para corregir el problema. Si se trata de un error que cometió, haga un plan para resolverlo. Permita que la persona elija la manera en que prefiere resolver el problema.
5. Explique por qué usted nunca cometerá el error de nuevo. Aquí es donde hay que tener cuidado. Explicar por qué lo hizo, en primer lugar sólo se desprenderá como una excusa. Si es verdaderamente importante expresar por qué lo hizo, exprese también su temor de que puede sonar como una excusa … y déjele saber que no es una excusa, simplemente una explicación. La persona puede comenzar a confiar en usted una vez más si demuestra la forma en que planea evitar herirle de nuevo.
6. Reafirme su afecto por la persona y exprese su amor por completo. Es importante que la persona se sienta apreciada, incluso cuando está enojada con usted. Termine preguntando lo que puede hacer para hacerle sentir mejor y ayudar a la situación.
7. Escriba una última oración cariñosa y sincera en el correo electrónico. Sea paciente en espera de una respuesta, ya que puede tomar tiempo para la persona leer, considerar y responder al correo.
Consejo
Nunca trate de hacer excusas. Si usted se preocupa lo suficiente como para pedir disculpas, entonces le debe importa lo suficiente como para ver la perspectiva de su amigo y asumir la responsabilidad por el error.